Az iroda mérete ma már nem presztízskérdés
Sok kis- és középvállalkozás évekkel ezelőtti működésre bérel irodát. Akkor még mindenki naponta bejárt, külön tárgyaló kellett az ügyfeleknek, saját asztala volt minden munkatársnak, és természetesnek tűnt, hogy a cég növekedését nagyobb alapterület jelzi. A hibrid munkarend, a digitális ügyfélkapcsolat és a költségek emelkedése viszont ezt a logikát alaposan átírta.
Ma már gyakori, hogy hétfőn és pénteken félig üres az iroda, kedden túlzsúfolt, a tárgyalókat videóhívásokra használják, miközben a nagy közös térben alig ül valaki. A bérleti díj, rezsi, takarítás, parkoló, recepció, bútorozás és üzemeltetés azonban akkor is ketyeg, amikor az asztalok üresek. Az iroda valódi költségét nem négyzetméterben, hanem kihasználtságban kell mérni.
Először a tényleges jelenlétet kell megmérni
A rossz döntések gyakran érzésekből születnek: „úgyis sokan vannak bent”, „kell a hely”, „jó, ha van tartalék”. Ezek helyett legalább 4–6 héten át érdemes mérni, hány ember dolgozik ténylegesen bent az egyes napokon és napszakokban. Nem elég a létszámot nézni, mert a jelenlét nagyon egyenetlen lehet.
Egy 30 fős irodai csapatnál például könnyen kiderülhet, hogy átlagosan csak 14–18 ember van bent egy napon, de kedden és szerdán 24 fő, pénteken viszont 8. Ha a cég minden munkatársnak állandó asztalt tart fenn, akkor az iroda nagy része sok időben alulhasznált. Ez nem feltétlenül jelenti, hogy azonnal kisebb helyre kell költözni, de azt igen, hogy a jelenlegi térszervezés nem biztos, hogy gazdaságos.
Mérésnél figyelni kell a munkatípusokra is: ki végez fókuszmunkát, ki tárgyal sokat, ki fogad ügyfelet, kinek kell két monitor, ki mozog telephelyek között, és ki dolgozik jellemzően otthonról. Így nem általános „irodanapokról”, hanem valódi használati mintázatról lehet dönteni.
Mennyi az egy főre jutó irodaköltség?
A bérleti díj önmagában kevés. A teljes irodaköltségbe bele kell számolni a közös költséget, rezsit, takarítást, internetet, biztosítást, parkolót, irodaszereket, konyhai fogyást, karbantartást, esetleges recepciós vagy üzemeltetési díjakat. Ha ezek együtt például havi 1,8 millió forintot tesznek ki, és a cég átlagosan napi 18 bent dolgozóval használja a teret, akkor a ténylegesen jelen lévő dolgozóra jutó irodaköltség jóval magasabb, mint amit a teljes létszám alapján gondolnának.
A legfontosabb szám nem az, mennyi az iroda havi díja, hanem mennyibe kerül egy ténylegesen használt munkaállomás. Ez segít összehasonlítani, hogy megéri-e a jelenlegi bérlemény, vagy jobb lenne kisebb iroda, rugalmas tárgyalóbérlés, coworking-kiegészítés, hot desk rendszer vagy más elrendezés.
Érdemes külön kiszámolni:
- teljes havi irodaköltség;
- átlagos napi bent lévő létszám;
- csúcsnapi bent lévő létszám;
- üres munkaállomások aránya;
- tárgyalók kihasználtsága;
- egy munkaállomás havi fenntartási költsége.
Ez már olyan vezetői adat, amely alapján nem ízlésből, hanem pénzügyi logikából lehet dönteni.
Saját asztal vagy megosztott munkaállomás?
A saját asztal kényelmes, de nem mindig indokolt. Ha valaki heti 1–2 napot jár be, sokszor nem gazdaságos állandó helyet fenntartani neki. Ilyenkor működhet a megosztott munkaállomás, foglalási rendszerrel, személyes tárolóval és egységes technikai felszereltséggel. A hot desk azonban csak akkor működik jól, ha nem káoszt teremt.
Rossz megoldás, ha a dolgozó reggel helyet keres, nincs monitor, hiányzik a töltő, más ül a csapatától távol, vagy a vezetés csak költségcsökkentésként kommunikálja a változást. A jó megosztott munkaállomás előre foglalható, ergonomikus, tiszta, technikailag teljes, és igazodik a csapatnapokhoz.
Nem minden pozíció alkalmas rá. Pénzügyes, HR-es, érzékeny adatokkal dolgozó vagy sok fizikai dokumentumot kezelő kolléga esetén más feltételek kellenek. A munkaállomások megosztása nem spórolási trükk, hanem munkaszervezési rendszer.
A tárgyaló sem biztos, hogy jól használt tér
Sok irodában a tárgyalók kihasználtsága félrevezető. Papíron foglaltak, de gyakran egy ember ül bennük videóhívásban, miközben a hatfős tárgyaló egész órára kiesik. Máskor a csapat nem talál helyet személyes egyeztetésre, mert a tárgyalók állandóan blokkolva vannak.
Megoldás lehet kisebb telefonfülke, videóhívásra alkalmas fókuszszoba, rövidebb foglalási idősáv, tárgyalófoglalási szabály, vagy külső tárgyaló alkalmi bérlése. Egy KKV-nak nem biztos, hogy egész évben fenn kell tartania nagy ügyféltárgyalót, ha havonta csak néhány alkalommal használja.
Költözés előtt számolni kell a rejtett költségekkel
A kisebb iroda nem mindig azonnal olcsóbb. Költözési költség, új bútor, informatikai kiépítés, hálózat, festés, kaució, szerződéses kötelezettségek, kieső munkaidő és dolgozói elégedetlenség is jelentkezhet. Ezért a döntést legalább 12–24 hónapos távon érdemes számolni.
Ha a kisebb iroda havi 500 ezer forinttal olcsóbb, de a költözés és kialakítás 5 millió forintba kerül, akkor nagyjából tíz hónap után kezd valódi megtakarítást hozni. Ha viszont a bérleti szerződésből nehéz kilépni, vagy az új hely rosszabbul megközelíthető, a számítás árnyaltabb lesz.
Az iroda szerepét kell újradefiniálni
A jövő irodája sok cégnél nem állandó ülőhelyek gyűjteménye, hanem találkozási, együttműködési és ügyfélfogadási tér. Ez más kialakítást igényel: kevesebb fix asztal, jobb meetingtér, több csendes zóna, stabil videótechnika, rugalmas foglalás, világos irodai napok.
A jó iroda nem attól értékes, hogy mindig tele van, hanem attól, hogy akkor és arra használják, amikor valóban szükség van rá. Egy KKV számára a kérdés nem az, hogyan lehet a legkisebb helyre összehúzódni, hanem az, hogyan lehet a térköltséget összhangba hozni a tényleges munkavégzéssel.
Fotó: Magnific