Milyen esetekben lehet előnyös egy cég számára ha elektronikus aláírást használ? Mik az e-aláírás előnyei az üzleti életben, amivel akár versenytársaink elé kerülhetünk? Cikkünkben az e-aláírás bevezetésének előnyeit vizsgáljuk meg egy olyan gazdasági környezetben, ahol a mesterséges intelligencia és a robotika térhódításának korában ma már egyik vállalat sem engedheti meg magának, hogy lemaradjon a technológiai újítások bevezetésével és implementációjával.
Az elektronikus aláírás vállalati szintű felhasználása számos előnyt kínál, mely előnyök a vállalat méretével arányosan nőnek, így pl. egy 50 főnél több alkalmazottal rendelkező cégnél ma már szinte elkerülhetetlen egy ilyen informatikai megoldás.
Az e-aláírás üzleti előnyeit ha megvizsgálja egy cégvezető, vagy döntéshozó, azonnal szembesül azzal, hogy milyen széles körben használható az a mindennapi vállalati munkavégzés során:
Növekszik a hatékonyság
Az e-aláírás segítségével a dokumentumokat gyorsan és egyszerűen írhatjuk alá, mellyel jelentős időt (ami pénz ugyebár) takaríthatunk meg, ami kifejezetten igaz a nagyobb vállalati szervezetkre, ahol a dokumentumok fizikai mozgatása, azok tárolása jelentősen időigényes és költséges tevékenység. Az elektronikus aláírások révén a céges dokumentumok elektronikusan kerülnek továbbításra és aláírásra, amely a folyamatokat nagyban gyorsítja. Ez mind a vállalati belső folyamatokat, mind a külső partnerekkel való üzleti kommunikációt is jelentősen hatékonyabbá teszi.
Jelentősen csökken a költség
Egy cégvezetőnek a hatékonyság növelésén túl természetesen a profitábilitásra is figyelnie kell, melyet a költségek csökkentésével is elérhetünk. Az e-aláírás technológia segítségével töredékére redukálhatók le a nyomtatási, postázási és tárolási költségek. Ez azért is fontos egy nagyvállalat esetébenn, mert a papíralapú dokumentumkezelés jelentős kiadásokkal jár, mely csökkenti a cég nyereségét.
Biztonsági szempontok:
Az e-aláírások alapvető funkciója, hogy magas szintű biztonsági protokollokat és titkosítási eljárásokat használnak, ami nagyban képes csökkenteni a csalásokkal és a hamisításokkal járó kockázatot. Mindezen túl, az elektronikus aláírásokat a legtöbb esetben időbélyegzőkkel és egyéb audit nyomokkal biztosítják, így ezeke segítik a részletes nyomonkövetést és könnyű visszaellenőrzést is lehetővé teszik.
Maximális megfelelés a jogszabályoknak:
Számos országban, beleértve az Európai Uniót is, az e-aláírásokat szabélyosnak és törvényi erejűnek fogadják el, úgymint a hagyományos kézzel aláírt aláírásokat. Ez a biztosíték arra, hogy az e-aláírással szignózott szerződések és céges jogi dokumentumok ugyanúgy érvényesek és végrehajthatók legyenek.
Környezetvédelmi szempontok:
Napjainkban a vállalatok az ESG (Environmental, Social, and Governance) megfelelésre nagyon komoly figyelmet fordítanak. Az ESG kritériumok olyan szempontrendszert tartalmaznak, amiket a figyelembe kell venniük a cégeknek ahhoz, hogy csökkentsék a környezeti lábnyomukat, valamint fejlesszék és hatékonyabbá tegyék a társadalmi felelősségvállalásukat és vállalatirányítási gyakorlataikat. Az e-aláírások elősegítik a zöld iroda koncepciójának megvalósítását, mivel kevesebb papír felhasználásával járnak, ezáltal csökkentve a papírtermelés környezeti terheit.
Távoli munkavégzés támogatása:
Az e-aláírás különösen előnyös lehet olyan vállalatok számára, ahol a munkatársak távolról (pl. home office-ból) dolgoznak vagy több telephelyen vannak jelen. Az e-aláírás lehetővé teszi a dokumentumok gyors és egyszerű aláírását távolról, ami erősíti a munkaerő rugalmasságát és növeli a produktivitást.
Versenyelőnyhöz juttatjuk ezzel cégünket!
Ahogyan arról már cikkünk bevezetőjében is írtunk a gyorsabb és hatékonyabb üzleti folyamatok elősegíthetik a piaci reakcióidők javítását, ami versenyelőnyt jelenthet. Az ügyfelek és partnerek is értékelhetik az e-aláírás kényelmét és gyorsaságát, ami javíthatja a vállalat üzleti kapcsolatait, megerősítheti a partnereivel fennáló kapcsolatukat.
Az elektronikus aláírás bevezetése tehát jelentős mértékben javíthatja egy vállalat működési hatékonyságát, csökkentheti a költségeit, növelheti a biztonsági szinjét, és hozzájárulhat a környezettudatos működéshez is.
Mindezekben segíthet tehát egy végtelen informatikai megoldás, az Infinite eSign, melynek segítségével a vállalkozók képesek elektronikus úton aláírni különféle dokumentumokat. Az aláírás törvényileg megfelelő módon, webes felületen vagy mobil eszközökön (pl. táblagépeken és okostelefonokon) is kiválóan működik. Ezáltal a munkafolyamatok gyorsulnak és egyszerűsödnek. Aláírhatók ezáltal például adásvételi szerződések, számlák, céges ajánlatok és számos egyéb dokumentumtípus is.
